Thủ Tục Công Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A – Z

Xem ngay Chiaki chia sẻ chi tiết về hướng dẫn làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ A – Z nhằm giúp doanh nghiệp nắm vững các bước thực hiện để sản phẩm lưu hành hợp pháp và an toàn trên thị trường qua bài viết dưới đây nhé!

1 Quy định về thủ tục công bố mỹ phẩm

Theo Điều 3 Thông tư 06/2011/TT-BYT thì việc công bố mỹ phẩm được quy định như sau:

- Mỹ phẩm được đưa ra lưu thông thị trường khi đã được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra hậu mại khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.

- Lệ phí công bố sản phẩm mỹ phẩm.

- Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

- Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (mục đích sử dụng của sản phẩm) phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm.

Các văn bản pháp lý liên quan thủ tục công bố mỹ phẩm:

1. Thông tư 06/2011/TT-BYT: Đây là "kim chỉ nam" quy định về quản lý mỹ phẩm. Dù đã ra đời lâu nhưng các quy chuẩn về hồ sơ, nhãn mác và an toàn vẫn dựa trên văn bản này.

2. Thông tư 32/2025/TT-BYT (Cập nhật mới nhất): Sửa đổi và bổ sung các quy định về việc kê khai thành phần và quản lý rủi ro đối với mỹ phẩm nhập khẩu.

3. Nghị định 155/2018/NĐ-CP: Cắt giảm và đơn giản hóa một số điều kiện kinh doanh, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thủ tục hành chính hơn.

4. Hiệp định hệ thống hòa hợp mỹ phẩm ASEAN (ACM): Quy định danh mục các chất cấm, chất hạn chế sử dụng mà bất kỳ sản phẩm nào muốn vào Việt Nam cũng phải tuân thủ.

2 Các điều kiện công bố lưu hành mỹ phẩm tại Việt Nam

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, 3 Điều 3 Thông tư 06/2011/TT-BYT thì điều kiện công bố mỹ phẩm như sau:

- Tổ chức, cá nhân chỉ được phép đưa mỹ phẩm ra lưu thông khi đã được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm.

- Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

Không phải ai cũng có thể đứng tên công bố mỹ phẩm. Để sản phẩm chính thức được "khai sinh" tại Việt Nam, bạn cần đáp ứng 6 điều kiện dưới đây:

Điều kiện về đơn vị công bố mỹ phẩm

Tổ chức hoặc cá nhân đứng tên trên hồ sơ công bố phải là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được thành lập hợp pháp tại Việt Nam. Đơn vị này đóng vai trò là chủ thể chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng, tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm khi lưu thông trên thị trường.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đơn vị công bố phải có mã ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm (ví dụ: mã 4649 – bán buôn mỹ phẩm hoặc mã 4772 – bán lẻ mỹ phẩm). Nếu trong giấy phép chưa cập nhật các mã ngành này, doanh nghiệp sẽ không đủ tư cách pháp lý để thực hiện thủ tục kê khai trên cổng thông tin một cửa.

Điều kiện về giấy phép sản xuất

• Đối với mỹ phẩm nội địa: Cơ sở sản xuất bắt buộc phải có "Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm" do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Đối với mỹ phẩm nhập khẩu: Nhà sản xuất tại nước ngoài phải tuân thủ tiêu chuẩn Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm (CGMP) hoặc các tiêu chuẩn quản lý chất lượng tương đương để đảm bảo quy trình bào chế đạt chuẩn an toàn quốc tế.

Điều kiện kiểm nghiệm sản phẩm

Trước khi công bố, sản phẩm cần được kiểm nghiệm tại các phòng Lab có chức năng theo quy định. Các chỉ tiêu về kim loại nặng (Chì, Thủy ngân, Asen), giới hạn vi sinh vật và các thành phần hóa lý phải nằm trong ngưỡng cho phép của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Kết quả kiểm nghiệm là bằng chứng kỹ thuật để khẳng định sản phẩm không gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng.

Điều kiện đối với sản phẩm nhập khẩu

Đây là điều kiện mang tính "hộ chiếu" cho hàng ngoại. Doanh nghiệp phải cung cấp được Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) xác nhận sản phẩm đang được bán hợp pháp tại nước sản xuất và Giấy ủy quyền (LOA) của nhà sản xuất cho phép đơn vị Việt Nam phân phối. Quan trọng nhất, cả hai giấy tờ này đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Điều kiện về sản phẩm công bố

Tên sản phẩm không được trùng lặp gây nhầm lẫn hoặc có hàm ý điều trị như thuốc chữa bệnh. Bảng thành phần phải kê khai đầy đủ theo danh pháp quốc tế INCI và tuyệt đối không chứa các chất cấm (như Corticoid, các loại Paraben bị cấm...). Ngoài ra, công dụng sản phẩm chỉ được nằm trong phạm vi định nghĩa mỹ phẩm (làm sạch, làm đẹp, làm thơm, bảo vệ).

3 Hồ Sơ cần chuẩn bị làm thủ tục công bố mỹ phẩm

Đây là phần tốn nhiều thời gian nhất. Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được ví như một "bộ hồ sơ tư pháp" của sản phẩm, bao gồm:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

• Theo mẫu quy định của Bộ Y tế.
• Ghi rõ thông tin sản phẩm, thành phần, công dụng, dạng bào chế, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu.
• Đây là tài liệu bắt buộc để Cục Quản lý Dược xem xét và cấp số tiếp nhận.

2. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)

• Áp dụng cho mỹ phẩm nhập khẩu.
• Do cơ quan có thẩm quyền tại nước sản xuất cấp.
• Chứng minh sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp tại nước sở tại.

3. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất

• Xác nhận doanh nghiệp tại Việt Nam được phép đứng tên công bố và phân phối sản phẩm.
• Phải có chữ ký, dấu của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.

4. Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư.
• Ngành nghề phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm.

5. Quy định về nhãn phụ sản phẩm

• Nhãn gốc và nhãn phụ (nếu có).
• Nội dung nhãn phải tuân thủ quy định: tên sản phẩm, thành phần, công dụng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm.

4 Quy trình các bước thủ tục công bố mỹ phẩm

Năm 2026, quy trình đã được tối ưu hóa theo hướng số hóa hoàn toàn. Bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ nước ngoài: Trước khi hàng về, hãy gửi bản scan CFS và LOA cho các chuyên gia hoặc luật sư để kiểm tra con dấu, thời hạn và nội dung. Sai một chữ "s" trong tên công ty cũng khiến hồ sơ bị trả về.

• Bước 2: Soạn thảo hồ sơ online: Đăng nhập vào hệ thống Một cửa quốc gia, kê khai thông tin vào Phiếu công bố điện tử.

• Bước 3: Nộp phí và ký số: Sử dụng chữ ký số (Token điện tử) để ký hồ sơ và đóng lệ phí nhà nước trực tuyến.

• Bước 4: Theo dõi và phản hồi: Chuyên viên Cục Quản lý Dược sẽ thẩm định hồ sơ. Nếu có yêu cầu sửa đổi, doanh nghiệp có 90 ngày để bổ sung.

• Bước 5: Nhận số tiếp nhận Phiếu công bố: Khi hồ sơ đạt yêu cầu, hệ thống sẽ trả kết quả là số tiếp nhận. Lúc này hàng hóa của bạn chính thức "hợp pháp".

5 Lệ phí công bố mỹ phẩm mới nhất như thế nào?

Dù mức phí nhà nước không quá cao, nhưng doanh nghiệp cần dự trừ ngân sách cho các khoản sau:

• Lệ phí nhà nước: 500.000 VNĐ/sản phẩm. (Lưu ý: Một sản phẩm nhưng có nhiều màu/mùi khác nhau nếu cùng tên và cùng công thức cơ bản đôi khi có thể gộp, nhưng thông thường mỗi SKU là một bộ hồ sơ).

• Chi phí dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự: Dao động từ 2 - 5 triệu đồng tùy quốc gia (hàng từ EU hoặc Mỹ thường cao hơn hàng khu vực Đông Nam Á).

• Phí dịch vụ tư vấn (nếu thuê ngoài): Để đảm bảo tỷ lệ đạt 100%, doanh nghiệp thường chi trả khoảng 2 - 4 triệu đồng cho đơn vị tư vấn để họ rà soát bảng thành phần và xử lý hồ sơ.

6 Thời gian công bố mỹ phẩm và thời gian có hiệu lực phiếu công bố

• Thời gian xử lý theo luật: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ và lệ phí.

• Thời gian thực tế: Thông thường mất khoảng 7 - 15 ngày làm việc. Nếu sản phẩm có thành phần mới hoặc nhãn mác phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn do quá trình trao đổi giữa chuyên viên và doanh nghiệp.

• Thời hạn hiệu lực: Phiếu công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày được cấp số tiếp nhận.

Lưu ý: Trước khi hết hạn 05 năm, nếu bạn muốn tiếp tục kinh doanh, bạn phải làm thủ tục công bố lại. Nếu trong 05 năm đó nhà sản xuất thay đổi bao bì hoặc thành phần, bạn phải làm thủ tục thay đổi hoặc công bố mới tùy mức độ.

7 Hướng dẫn đăng ký thủ tục công bố mỹ phẩm online qua mạng

Việc nộp hồ sơ giấy đã lùi vào dĩ vãng. Đây là quy trình "vàng" giúp bạn nộp hồ sơ tại nhà:

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số (USB Token): Đảm bảo chữ ký số của công ty còn hạn và đã cài đặt phần mềm ký số tương thích với trình duyệt.

Bước 2: Truy cập hệ thống Một cửa quốc gia: Website vnsw.gov.vn.

Bước 3: Đăng ký tài khoản: Chọn mục "Đăng ký người dùng mới", điền thông tin doanh nghiệp và xác nhận bằng chữ ký số.

Bước 4: Tạo mới hồ sơ: Chọn "Bộ Y tế" -> "Quản lý mỹ phẩm" -> "Công bố mỹ phẩm".

Bước 5: Khai báo thành phần: Đây là bước khó nhất. Bạn phải nhập từng thành phần theo tên INCI. Hệ thống sẽ tự động đối soát với danh mục chất cấm. Nếu chất bạn nhập hiện màu đỏ, hãy dừng lại và kiểm tra lại nồng độ!

Bước 6: Đính kèm tệp: Tải lên bản scan CFS, LOA và các tài liệu liên quan.

Bước 7: Ký số và gửi đi: Sau khi đóng phí trực tuyến qua cổng Napas hoặc ngân hàng liên kết, hồ sơ sẽ chuyển trạng thái "Tiếp nhận".

8 Một số lưu ý khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Đừng để những lỗi nhỏ làm đổ vỡ kế hoạch kinh doanh lớn. Hãy nhớ:

• Kiểm tra tên sản phẩm: Tên sản phẩm trên CFS và LOA phải trùng khớp tuyệt đối với tên khai trên Phiếu công bố.

• Hạn sử dụng của CFS: Giấy CFS phải còn hạn tại thời điểm nộp hồ sơ. Nếu CFS không ghi hạn định thì phải là giấy được cấp trong vòng 24 tháng.

• Công dụng sản phẩm: Tuyệt đối không đưa các công dụng như "kháng viêm", "giảm đau", "diệt khuẩn" vào mỹ phẩm. Thay vào đó hãy dùng các từ "làm dịu", "chăm sóc da mụn", "làm sạch khuẩn".

• Nhãn phụ: Ngay sau khi có số công bố, hãy thiết kế nhãn phụ tiếng Việt dán lên sản phẩm. Nội dung nhãn phụ phải khớp với nội dung đã được duyệt trên hệ thống.

9 Tổng kết

Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu năm 2026 dù có nhiều cải cách về mặt công nghệ nhưng vẫn là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và am hiểu kiến thức chuyên ngành. Việc tự thực hiện có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí nhỏ nhưng lại tiềm ẩn rủi ro sai sót hồ sơ cao.

Hy vọng với bài viết chia sẻ chi tiết trên, bạn đã có đủ hành trang để bắt đầu đưa những sản phẩm làm đẹp tuyệt vời về Việt Nam. Một nền móng pháp lý vững chắc chính là chìa khóa để thương hiệu mỹ phẩm của bạn vươn xa và chiếm trọn niềm tin của khách hàng.